O CFOP 5403 é utilizado para registrar a venda interna de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, quando a operação está sujeita ao regime de substituição tributária e o emitente atua como contribuinte substituto.
Resposta rápida: use o CFOP 5403 quando a venda ocorrer dentro do mesmo estado, a mercadoria tiver sido adquirida de terceiros, o produto estiver sujeito ao ICMS-ST e o vendedor for responsável pela retenção ou recolhimento do imposto na condição de substituto tributário.
Neste guia, você vai entender o que significa o CFOP 5403, quando usar esse código na NF-e, quando evitar, qual a diferença entre CFOP 5403, CFOP 5405 e CFOP 6403, além de exemplos práticos, checklist, XML, JSON e perguntas frequentes.
Sumário
- O que é o CFOP 5403?
- Quando usar o CFOP 5403?
- Exemplos práticos de uso
- Quando não usar o CFOP 5403?
- Diferença entre CFOP 5403 e CFOP 5405
- Diferença entre CFOP 5403 e CFOP 6403
- Como preencher a NF-e com CFOP 5403?
- Checklist antes de emitir a nota
- Exemplo de XML com CFOP 5403
- Erros comuns no uso do CFOP 5403
- Perguntas frequentes sobre CFOP 5403
O que é o CFOP 5403?
O CFOP 5403 identifica a venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, quando o estabelecimento vendedor atua como contribuinte substituto.
Em termos práticos, esse código é usado por empresas que vendem mercadorias compradas de fornecedores e, naquela operação, ficam responsáveis pelo recolhimento do ICMS-ST das etapas seguintes da circulação da mercadoria.
Esse CFOP não deve ser confundido com venda comum sem substituição tributária nem com venda de mercadoria cujo ICMS-ST já foi retido anteriormente. O ponto central é que o emitente da NF-e está na condição de substituto tributário.
Como pertence à série 5.xxx, o CFOP 5403 representa uma operação interna de saída. Isso significa que a venda ocorre dentro do mesmo estado do emitente.
Significado do CFOP 5403
| Elemento | Explicação |
|---|---|
| 5 | Indica saída ou prestação em operação interna, dentro do mesmo estado. |
| 403 | Indica venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com substituição tributária, na condição de substituto tributário. |
| Finalidade | Registrar venda interna de mercadoria de terceiros com responsabilidade pelo ICMS-ST. |
Quando usar o CFOP 5403?
O CFOP 5403 deve ser usado quando a operação cumprir os critérios abaixo:
- A operação é interna: emitente e destinatário estão no mesmo estado.
- A mercadoria foi adquirida de terceiros: o produto vendido foi comprado ou recebido de fornecedor, e não fabricado pelo próprio estabelecimento.
- Existe substituição tributária: a mercadoria está sujeita ao regime de ICMS-ST conforme a legislação aplicável.
- O emitente é substituto tributário: o vendedor é responsável pela retenção ou recolhimento do ICMS-ST.
- A operação é uma venda: há saída comercial da mercadoria ao destinatário.
- A tributação está coerente: CST, CSOSN, base de cálculo, MVA, alíquota, ICMS próprio e ICMS-ST devem ser conferidos conforme o caso.
Regra prática: se a empresa vende mercadoria comprada de terceiros dentro do estado e precisa recolher ICMS-ST como substituta tributária, o CFOP 5403 pode ser aplicável.
Exemplos práticos de uso do CFOP 5403
Veja situações em que o CFOP 5403 pode ser usado e casos em que ele não deve ser aplicado automaticamente.
| Situação | CFOP | Motivo |
|---|---|---|
| Distribuidora vende dentro do estado mercadoria adquirida de terceiros e recolhe ICMS-ST como substituta tributária | 5403 | A venda é interna, a mercadoria é de terceiros e o emitente é responsável pelo ICMS-ST. |
| Empresa compra produto sujeito à ST e vende a revendedor dentro do mesmo estado, assumindo a retenção do imposto | 5403 | A operação está sujeita à substituição tributária na condição de contribuinte substituto. |
| Atacadista vende mercadoria de terceiros com ICMS-ST destacado ou retido na própria operação | 5403 | O CFOP reflete venda interna de mercadoria sujeita ao regime de ST pelo substituto tributário. |
| Comércio vende mercadoria cujo ICMS-ST já foi retido anteriormente pelo fornecedor | Não usar 5403 | Nesse caso, o vendedor pode estar na condição de substituído; avalie o CFOP 5405 quando aplicável. |
| Empresa vende mercadoria de terceiros sem substituição tributária | Não usar 5403 | Se não há ST, avalie CFOP de venda comum, como o CFOP 5102 quando aplicável. |
| Empresa vende mercadoria sujeita à ST para destinatário de outro estado | Não usar 5403 | A série 5.xxx é interna; operação interestadual exige análise da série 6.xxx, como o CFOP 6403 quando aplicável. |
Quando não usar o CFOP 5403?
O CFOP 5403 não deve ser usado apenas porque a mercadoria está sujeita à substituição tributária. É necessário confirmar se o emitente atua como substituto tributário naquela operação.
- ICMS-ST já retido anteriormente: se o imposto já foi retido por outro contribuinte e o vendedor apenas revende como substituído, avalie o CFOP 5405.
- Venda sem ST: se a mercadoria não está sujeita à substituição tributária, use CFOP compatível com venda comum.
- Produção própria: se a mercadoria foi fabricada pelo estabelecimento, avalie CFOP específico de produção própria sujeito à ST.
- Operação interestadual: se o destinatário estiver em outro estado, avalie CFOP da série 6.xxx.
- Devolução, remessa ou transferência: operações que não representam venda possuem códigos fiscais próprios.
- Sem responsabilidade pelo ICMS-ST: se o emitente não é substituto tributário, o CFOP 5403 pode estar incorreto.
Atenção: o ponto decisivo do CFOP 5403 é a responsabilidade pelo ICMS-ST. Se a empresa não é substituta tributária na operação, reavalie o código fiscal antes de emitir a nota.
CFOP 5403 x CFOP 5405: qual a diferença?
A principal diferença entre CFOP 5403 e CFOP 5405 está na posição do vendedor dentro da substituição tributária.
| CFOP | Condição do vendedor | Quando usar |
|---|---|---|
| 5403 | Contribuinte substituto | Usado quando o vendedor é responsável por reter ou recolher o ICMS-ST na operação. |
| 5405 | Contribuinte substituído | Usado quando o ICMS-ST já foi retido anteriormente e o vendedor apenas revende a mercadoria sujeita à ST. |
Portanto, se a empresa recolhe o ICMS-ST como substituta, avalie o CFOP 5403. Se a mercadoria já chegou com ST retido e a empresa apenas revende como substituída, avalie o CFOP 5405.
CFOP 5403 x CFOP 6403: qual a diferença?
A diferença entre CFOP 5403 e CFOP 6403 está na UF do destinatário. Ambos podem envolver mercadoria de terceiros sujeita à substituição tributária, mas a série muda conforme a operação.
| CFOP | Tipo de operação | Quando usar |
|---|---|---|
| 5403 | Saída interna | Usado quando a venda ocorre dentro do mesmo estado. |
| 6403 | Saída interestadual | Usado quando a venda sujeita à ST ocorre para destinatário localizado em outro estado, quando a operação se enquadrar nessa natureza. |
Portanto, se a venda for interna, avalie o CFOP 5403. Se a venda for para outro estado, avalie a série 6.xxx, como o CFOP 6403 quando aplicável.
Como preencher a NF-e com CFOP 5403?
Na NF-e, o CFOP 5403 deve ser informado no item da mercadoria vendida. Além dele, os campos de ICMS e ICMS-ST precisam estar coerentes com o regime tributário, o produto e a legislação estadual.
- CFOP: informe 5403 no item da mercadoria de terceiros vendida com ST.
- NCM: utilize a classificação fiscal correta do produto vendido.
- CEST: verifique se a mercadoria possui CEST aplicável ao regime de substituição tributária.
- CST ou CSOSN: preencha conforme regime tributário, situação tributária e responsabilidade pelo ICMS-ST.
- ICMS-ST: confira base de cálculo, MVA, alíquota, valor do ICMS próprio e valor do ICMS-ST, quando aplicável.
- UF e destinatário: confirme se a operação é interna antes de usar CFOP da série 5.xxx.
Checklist antes de emitir a nota com CFOP 5403
Antes de emitir uma NF-e com CFOP 5403, valide se a operação realmente corresponde à venda interna de mercadoria de terceiros sujeita à substituição tributária pelo contribuinte substituto.
| Validação | Pergunta | Resultado esperado |
|---|---|---|
| Operação | A venda ocorre dentro do mesmo estado? | Sim |
| Origem da mercadoria | A mercadoria foi adquirida ou recebida de terceiros? | Sim |
| Substituição tributária | O produto está sujeito ao regime de ICMS-ST? | Sim |
| Responsabilidade | O emitente é contribuinte substituto na operação? | Sim |
| Tributação | CST, CSOSN, CEST, ICMS e ICMS-ST foram conferidos? | Sim |
Exemplo de XML com CFOP 5403
Abaixo está um exemplo simplificado de item da NF-e para venda interna de mercadoria adquirida de terceiros sujeita ao regime de substituição tributária. Ajuste NCM, CEST, CST, CSOSN, valores e impostos conforme a operação real.
<det nItem="1">
<prod>
<cProd>MERC-ST-5403</cProd>
<cEAN>SEM GTIN</cEAN>
<xProd>MERCADORIA DE TERCEIROS SUJEITA A SUBSTITUICAO TRIBUTARIA</xProd>
<NCM>00000000</NCM>
<CEST>0000000</CEST>
<CFOP>5403</CFOP>
<uCom>UN</uCom>
<qCom>1.0000</qCom>
<vUnCom>100.0000000000</vUnCom>
<vProd>100.00</vProd>
<cEANTrib>SEM GTIN</cEANTrib>
<uTrib>UN</uTrib>
<qTrib>1.0000</qTrib>
<vUnTrib>100.0000000000</vUnTrib>
<indTot>1</indTot>
</prod>
</det>Exemplo JSON para operação com CFOP 5403
O exemplo abaixo representa a mesma operação em uma estrutura JSON, útil para ERPs, emissores de nota fiscal, integrações e validações internas antes da emissão da NF-e.
{
"produto": {
"codigo": "MERC-ST-5403",
"descricao": "MERCADORIA DE TERCEIROS SUJEITA A SUBSTITUICAO TRIBUTARIA",
"ncm": "00000000",
"cest": "0000000",
"cfop": "5403",
"unidade": "UN",
"quantidade": 1,
"valorUnitario": 100.00,
"valorTotal": 100.00
},
"operacao": {
"tipo": "saida",
"uf": "interna",
"natureza": "venda_de_mercadoria_de_terceiros_sujeita_a_substituicao_tributaria",
"origemProduto": "adquirido_de_terceiros",
"icmsST": true,
"contribuinteSubstituto": true,
"contribuinteSubstituido": false
}
}Erros comuns no uso do CFOP 5403
Alguns erros são frequentes quando a responsabilidade pelo ICMS-ST, a UF e a origem da mercadoria não são analisadas corretamente. Veja os principais cuidados:
- Usar 5403 sem ser substituto tributário: se a empresa não recolhe ICMS-ST nessa operação, o CFOP pode estar incorreto.
- Confundir com CFOP 5405: se o ICMS-ST já foi retido anteriormente, a venda pode ser de contribuinte substituído.
- Aplicar em operação interestadual: o CFOP 5403 é interno; para outro estado, avalie CFOP da série 6.xxx.
- Usar sem conferir CEST: mercadorias sujeitas à ST normalmente exigem análise de NCM, CEST e legislação estadual.
- Confundir mercadoria de terceiros com produção própria: o CFOP 5403 é para mercadoria adquirida ou recebida de terceiros.
- Preencher imposto automaticamente: CFOP não define sozinho CST, CSOSN, base, MVA, alíquotas e valores de ICMS-ST.
Como resolver dúvidas ou inconsistências com CFOP 5403?
Se houver dúvida no uso do CFOP 5403, comece pela responsabilidade pelo ICMS-ST. Verifique se a mercadoria está sujeita à substituição tributária, se a venda é interna e se a empresa emitente é contribuinte substituto nessa operação.
Depois, confira NCM, CEST, CST ou CSOSN, MVA, base de cálculo, alíquota, valor do ICMS-ST, destinatário, UF, origem da mercadoria e escrituração. Divergências entre CFOP e tributação podem gerar rejeições, autuações ou inconsistências fiscais.
Dica prática: antes de emitir CFOP 5403, confirme três pontos: venda interna, mercadoria de terceiros e responsabilidade pelo ICMS-ST como substituto tributário.
Perguntas frequentes sobre CFOP 5403
O que significa CFOP 5403?
O CFOP 5403 significa venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituto.
CFOP 5403 é entrada ou saída?
O CFOP 5403 é um CFOP de saída. O primeiro dígito 5 indica operação interna de saída.
Quando devo usar o CFOP 5403?
Use o CFOP 5403 quando houver venda interna de mercadoria adquirida de terceiros sujeita à substituição tributária e o emitente for responsável pelo ICMS-ST como substituto tributário.
Qual a diferença entre CFOP 5403 e CFOP 5405?
O CFOP 5403 é usado quando o vendedor é contribuinte substituto e recolhe o ICMS-ST. O CFOP 5405 é usado quando o vendedor é contribuinte substituído e o ICMS-ST já foi retido anteriormente.
Posso usar CFOP 5403 para venda interestadual?
Em regra, não. O CFOP 5403 é da série 5.xxx, usada em saídas internas. Para venda interestadual sujeita à ST, avalie CFOP da série 6.xxx, como o CFOP 6403 quando aplicável.
CFOP 5403 exige CEST?
Em operações com mercadorias sujeitas à substituição tributária, normalmente é necessário analisar o CEST aplicável ao produto. A obrigatoriedade depende do enquadramento da mercadoria e da legislação vigente.
CFOP 5403 serve para mercadoria fabricada pela empresa?
Não é recomendado quando o produto é de produção própria. O CFOP 5403 trata de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros. Para produção própria sujeita à ST, avalie CFOP específico.
CFOP 5403 define o imposto sozinho?
Não. O CFOP indica a natureza da operação, mas a tributação depende de NCM, CEST, CST ou CSOSN, regime tributário, UF, produto, destinatário, MVA, alíquotas e legislação aplicável.
Conclusão
O CFOP 5403 deve ser usado quando a operação corresponder à venda interna de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, sujeita à substituição tributária, com o emitente atuando como contribuinte substituto.
Antes de emitir a NF-e, confirme se a mercadoria é de terceiros, se a venda é interna, se o produto está sujeito à ST e se a empresa realmente é responsável pelo ICMS-ST naquela operação. Também revise NCM, CEST, CST ou CSOSN, base de cálculo, MVA, alíquotas e valores.
Aviso importante: este conteúdo é informativo e não substitui a análise de um contador ou especialista tributário. Regras de substituição tributária variam conforme estado, produto, regime tributário, destinatário e legislação vigente.
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